Team-Offsite planen: die Checkliste
Ein Offsite scheitert selten am Ort oder am Budget — sondern daran, dass niemand sagt, was am Ende herauskommen soll. Zehn Schritte, mit den Punkten, an denen es meist kippt.
Impact Forum · 150 m² Plenum mit zwei Breakouts
Wir sehen jedes Jahr rund vierzig Offsites. Die guten und die zähen unterscheiden sich nicht durch Budget, Ort oder Wetter. Sie unterscheiden sich dadurch, ob am Anfang jemand einen Satz aufgeschrieben hat, der mit «Am Ende des zweiten Tages haben wir …» beginnt.
Alles andere — Raum, Essen, Anreise, Abendprogramm — ist Logistik und in einer Stunde erledigt. Der Teil, der wirklich Zeit braucht, ist die Klärung vorher. Deshalb steht er in dieser Liste an erster Stelle und nicht, wie sonst üblich, unter «Vorbereitung».
Der Satz, der alles entscheidet
Schreibt auf, was am Ende anders sein soll. Nicht «wir wollen uns austauschen», sondern «wir haben drei Prioritäten fürs nächste Halbjahr, und jede hat eine verantwortliche Person». Wenn dieser Satz nicht in einer Zeile passt, ist das Offsite noch nicht planbar — und keine Agenda der Welt repariert das später.
Aus diesem Satz ergibt sich fast alles Weitere von selbst: wie viele Tage nötig sind, wer dabei sein muss, ob es Moderation braucht und welches Format zum Ziel passt.
Zehn Schritte mit Vorlauf
| # | Vorlauf | Schritt | Häufiger Stolperstein |
|---|---|---|---|
| 1 | 8 Wochen | Zweck in einem Satz festhalten | Wird zugunsten des Datums übersprungen |
| 2 | 8 Wochen | Teilnehmende und Rollen festlegen | Zu viele Gäste, zu wenig Entscheidende |
| 3 | 7 Wochen | Dauer und Format wählen | Zwei Tage gebucht für einen Tag Inhalt |
| 4 | 6 Wochen | Räume und Termin buchen | Beliebte Wochen sind früh vergeben |
| 5 | 5 Wochen | Moderation klären | Die Führung moderiert und diskutiert gleichzeitig |
| 6 | 4 Wochen | Agenda mit Ergebnissen je Block | Agenda listet Themen statt Resultate |
| 7 | 3 Wochen | Vorarbeiten verteilen | Alles wird erst im Raum gedacht |
| 8 | 1 Woche | Verpflegung und Anreise bestätigen | Allergien kommen am Morgen |
| 9 | am Tag | Massnahmen mit Name und Datum | Beschlüsse ohne verantwortliche Person |
| 10 | +3 Tage | Protokoll und erster Check-in | Protokoll kommt nach zwei Wochen |
Richtwerte für ein zweitägiges Offsite mit rund 20 Personen. Für einen Halbtag halbiert sich der Vorlauf, für mehr als 30 Personen verdoppelt er sich.
Der Punkt, an dem es meistens kippt
Schritt fünf. Die Führungsperson, die das Offsite bestellt hat, will es auch moderieren — und merkt am Nachmittag des ersten Tages, dass sie seit Stunden nicht mehr zugehört hat, weil sie mit dem Ablauf beschäftigt war. Oder umgekehrt: Sie diskutiert mit, und der Ablauf zerfällt.
Es gibt drei saubere Lösungen. Jemand aus dem Team moderiert und ist inhaltlich aussen vor. Ihr holt jemanden von aussen. Oder ihr moderiert selbst, aber mit einem vorbereiteten Ablauf, den jemand anders im Blick behält. Was nicht funktioniert, ist die Rolle offen zu lassen und zu hoffen, dass es sich ergibt.
Was Logistik betrifft, ist schnell erledigt
Räume, Verpflegung und Technik lassen sich bei uns in wenigen Minuten buchen — Datum, Zeitfenster, Personenzahl, und die Kosten inklusive Verpflegung stehen vor dem Abschluss auf dem Bildschirm. Für mehrtägige Formate klickt ihr im Datumsband einfach den zweiten Tag dazu; der Raum bleibt zwischen den Tagen stehen, ihr müsst abends nichts abräumen.
Wer Freigaben braucht, zieht eine Offerte als PDF mit Referenznummer oder reserviert den Termin unverbindlich für sieben Tage. Und wenn etwas nicht ins Raster passt — mehrere Termine, mehr als dreissig Personen, ein Apéro im Anschluss — schreibt ihr uns drei Zeilen und bekommt innerhalb eines Arbeitstags einen konkreten Vorschlag.
Bei The Orbit lassen sich drei Räume à 75 m² zu 225 m² kombinieren. Das Offsite-Paket auf The Orbit für 18 bis 76 Personen kostet CHF 2’040.– pro Tag; Räume und Verpflegung sind online buchbar.
Zwei Tage, drei Räume, ein Preis.
Das Offsite-Paket verbindet Zemp Meetup, Komeo Corner und Pure Arena zu 225 m² — Plenum, zwei Breakouts und die Tribüne. Für 18 bis 76 Personen, online buchbar — die Fläche heisst The Orbit.