Datenschutzerklärung

Angaben aus dem Kontaktformular werden verwendet, um die Anfrage zu beantworten. Buchungs- und Anfragedaten werden verwendet, um Räume und Leistungen zu prüfen, eine Anfrage zu bearbeiten, eine bestätigte Buchung durchzuführen, E-Mails zu versenden und die Geschäftsbeziehung zu verwalten. Im Checkout und auf Angebotsseiten speichern wir Zeitpunkt und Version der akzeptierten AGB und der Hausordnung. Stornierungen speichern wir mit Zeitpunkt und Kanal.

Formulare schützen wir mit Cloudflare Turnstile vor automatisierten Eingaben. Dabei werden technische Daten wie IP-Adresse und Browsermerkmale an Cloudflare übermittelt und geprüft.

Konten können Anmeldedaten, Rollen, Company-Pass-Zuordnungen und Buchungshistorien enthalten. Für die Kalenderplanung und Buchungsspiegelung kann die Buchung mit Google Calendar synchronisiert werden. Dabei werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Buchungsinformationen verarbeitet.

Den Zutritt vereinbaren wir je Buchung: persönlich, per Code oder per digitalem Schlüssel (AGB Ziffer 7). Für den Zutritt per Code erzeugen wir einen Code je Buchung, bei Tagen mit Abstand je Tag, und übermitteln ihn mit dem Zeitfenster an das Schliesssystem von Nuki. Ein Code gilt nur in seinem Zeitfenster und wird danach auf dem Schloss gelöscht. Das Schliesssystem protokolliert, wann mit welchem Code oder Schlüssel geöffnet wurde. Diese Protokolle nutzen wir für Sicherheit, die Klärung von Schäden und die Abrechnung (AGB Ziffer 7.7) und bewahren sie 90 Tage auf. Fügt ihr den Zutritt als Pass zur Apple Wallet hinzu, enthält der Pass Termin, Raum und Code; die Wallet bearbeitet ihn nach den Bedingungen von Apple.

Rechnungen, Anzahlungen und Zahlungseingänge führen wir in der Buchhaltungssoftware bexio. Dafür übermitteln wir Firma, Rechnungsadresse, Kontaktperson, Referenz oder Kostenstelle und die Positionen der Buchung.

Die Screens in den Räumen zeigen ohne euren Wunsch keine Angaben über euch. Name, Logo oder Agenda zeigen wir nur, wenn ihr es wünscht (AGB Ziffer 15.3). Fotos, auf denen Personen zu sehen sind, machen und verwenden wir nur mit eurer Zustimmung und der Zustimmung der abgebildeten Personen (AGB Ziffer 15.2).

Nachrichten und Offerten bereiten wir teilweise mit KI-Werkzeugen vor, etwa als Entwurf einer E-Mail. Wir nutzen dafür Claude von Anthropic (USA). Dabei können Inhalte eurer Anfrage an Anthropic übermittelt werden. Die KI bereitet nur vor: Ein Mensch prüft und versendet jede Nachricht. Stammt eine Nachricht ausnahmsweise direkt von einer KI, kennzeichnen wir sie (AGB Ziffer 2.7).

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies, etwa damit ihr im Konto angemeldet bleibt. Die Buchungsstrecke speichert eure Auswahl im Sitzungsspeicher des Browsers, damit sie ein Neuladen übersteht; er wird beim Schliessen des Tabs geleert. Werbe- oder Tracking-Cookies verwenden wir nicht.

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich, gesetzlich erlaubt oder von euch veranlasst ist. Dazu gehören:

• Vercel: Hosting, Datenbank, Dateispeicher und anonyme Reichweitenmessung (Web Analytics)
• Resend: Versand von Buchungs-, Konto- und Service-E-Mails
• Google: Kalender für Raumbelegung und Buchungsspiegelung
• Cloudflare: Bot-Schutz der Formulare (Turnstile)
• bexio: Buchhaltung und Rechnungen
• Nuki: Schliesssystem für den Zutritt per Code
• Apple: Wallet-Pass mit eurem Zutritt, nur wenn ihr ihn hinzufügt
• Claude von Anthropic (USA): KI-Werkzeug für Entwürfe von Nachrichten und Offerten; ein Mensch prüft und versendet (siehe Ziffer 7)
• Caterer: Menüwünsche und Unverträglichkeiten für bestellte Verpflegung

Mitarbeitende, beauftragte Personen wie Reinigung und Technik, Behörden und Beraterinnen oder Berater können Daten erhalten, soweit dies für Betrieb, Vertrag, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Einige Dienstleister können Daten in Ländern ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums bearbeiten, insbesondere in den USA. Wir informieren über solche Empfänger, soweit sie für die konkrete Bearbeitung relevant sind, und verwenden die gesetzlich erforderlichen Garantien oder stützen die Bekanntgabe auf eine zulässige Ausnahme.

Wir speichern Personendaten so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Vertrags-, Buchungs- und Rechnungsdaten bewahren wir im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie zur Abklärung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen auf. Zutrittsprotokolle bewahren wir 90 Tage auf. Unterlagen wie Flipcharts, die nach einer Buchung im Raum bleiben, vernichten wir ungelesen (Hausordnung Regel 16). Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein überwiegendes Interesse entgegensteht.

Ihr könnt im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Wendet euch dafür an booking@the-orbit.ch. Zudem besteht das Recht, eine Angelegenheit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) vorzulegen.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Angebote, Bearbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.